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Embora as habilidades de gerenciamento de projetos sejam obviamente importantes para os gerentes de projeto, curiosamente os métodos e ferramentas que os gerentes de projeto usam podem ser úteis para todos. Uma tarefa não precisa necessariamente ser chamada de projeto para que os métodos de gerenciamento de projetos sejam muito úteis no planejamento e na implementação. Mesmo a tarefa mais pequena pode se beneficiar do uso de uma técnica ou ferramenta bem escolhida de gerenciamento de projetos, especialmente na fase de planejamento. Qualquer tarefa que requer alguma preparação para alcançar um resultado bem-sucedido, provavelmente será feita melhor usando alguns métodos de gerenciamento de projetos em algum lugar do processo. Os métodos de gerenciamento de projetos podem ajudar no planejamento e gerenciamento de todos os tipos de tarefas, especialmente atividades complexas. O gerenciamento de projetos está principalmente associado ao planejamento e gerenciamento de mudanças em uma organização, mas um projeto também pode ser algo não relacionado a negócios - até mesmo uma situação doméstica, como mudar de casa ou planejar um casamento. Os métodos e ferramentas de gerenciamento de projetos podem, portanto, ser muito mais úteis do que as pessoas assumem. As técnicas de gerenciamento de projetos e as ferramentas de planejamento de projetos são úteis para todas as tarefas nas quais diferentes resultados são possíveis - onde os riscos de problemas e falhas existem - e assim exigem planejamento e avaliação de opções e organização de atividades e recursos para obter um resultado bem-sucedido. Projetos podem ser várias formas e tamanhos, desde o pequeno e direto para extremamente grande e altamente complexo. Em organizações e empresas, o gerenciamento de projetos pode se preocupar com qualquer coisa, particularmente introduzindo ou mudando coisas, em qualquer área ou função, por exemplo: pessoas, pessoal e gestão produtos e serviços materiais, fabricação e produção TI e comunicações planta, veículos, armazenamento de equipamentos , Distribuição, logística edifícios e instalações financiamento, administração, aquisição e desinvestimento compra vendas, venda, marketing desenvolvimento de recursos humanos e formação serviço ao cliente e relações qualidade, saúde e segurança, jurídico e profissional técnico, científico, pesquisa e desenvolvimento desenvolvimento de novos negócios e qualquer coisa Que precisa de planejamento e gerenciamento dentro das organizações. Gestão de projetos bem sucedidos, para projetos grandes ou pequenos, tende a seguir o processo descrito abaixo. Os mesmos princípios, usados seletiva e apropriadamente, também se aplicam a tarefas menores. Técnicas de gerenciamento de projetos não são apenas para gerentes de projeto - eles estão disponíveis para qualquer um usar. Processo de gestão de projectos 1 - acordo especificação precisa (termos de referência) para o projeto Geralmente chamado de termos de referência do projeto, a especificação do projeto deve ser uma descrição precisa do que o projeto pretende alcançar, e os critérios e flexibilidades envolvidas, Escopo, intervalo, saídas, fontes, participantes, orçamentos e prazos (cuidado - veja nota abaixo sobre o planejamento de prazos). Normalmente e antes do estabelecimento formal do projeto, os termos de referência do projeto são produzidos ou pelo menos redigidos em um nível fundamental por um patrocinador do projeto ou executivo responsável do projeto. Muitas vezes, tal descrição inicial do projeto de nível superior inicial (um caso de negócios basicamente) é necessária para que o projeto seja justificado, aprovado e financiado em nível corporativo, antes do início do planejamento detalhado do projeto. O gerente do projeto, tipicamente designado pelo patrocinador do projeto ou pelo executivo responsável, pode estar envolvido, em graus variados, na elaboração da descrição inicial do projeto da empresa ou caso de negócios. Não é incomum que um gerente de projeto seja nomeado não oficialmente para a função de gerenciamento de projetos, aguardando a aprovação corporativa do próprio projeto ea nomeação formal do gerente de projeto. O patrocinador do projeto geralmente é um gerente mais alto ou executivo do que o gerente de projeto, embora não necessariamente o chefe ou gerente de linha superior sênior para o qual o gerente de projeto normalmente relatórios. Todos os projetos substanciais requerem geralmente um patrocinador de projeto formal ou sênior ou um executivo responsável, embora os projetos menores que fazem parte de deveres convencionais de um gerente e que não requerem a aprovação específica do conselho ou da corporação, não podem exigir um patrocinador de projeto como tal, A responsabilidade pelo projeto eo gerente de projeto pertence ao gerente / executivo de relatórios de linha de atuação normal. Normalmente, o gerente de projeto deve consultar outros (especialmente o patrocinador do projeto) e, em seguida, concordar com a especificação do projeto detalhado com os superiores e / ou autoridades relevantes. A especificação pode envolver vários rascunhos antes de ser acordado. Uma especificação de projeto é essencial na medida em que cria uma responsabilidade mensurável para qualquer pessoa que deseje, a qualquer momento, avaliar como o projeto está indo, ou seu sucesso na conclusão. Os termos de referência do projeto também fornecem uma disciplina e um quadro essenciais para manter o projeto no caminho certo e preocupados com os objetivos e parâmetros acordados originalmente. Uma especificação de projeto devidamente formulada e acordada também protege o gerente de projeto de ser responsabilizado por questões que estão fora do escopo original do projeto ou além do controle do gerente de projeto. Esta é a etapa para acordar condições especiais ou exceções com aqueles em autoridade. Uma vez que você publicou os termos de referência que você criou um conjunto muito firme de expectativas pelas quais você será julgado. Então, se você tem alguma preocupação, ou quer renegociar, agora s o tempo para fazê-lo. Os maiores projetos podem exigir várias semanas para produzir e concordar termos de referência do projeto. A maioria dos projetos de negócios normais, porém, exigem alguns dias pensando e consultando para produzir uma especificação de projeto adequado. Estabelecer e aceitar uma especificação de projeto é um processo importante, mesmo que sua tarefa seja simples. Um modelo para uma especificação de projeto: Descreva finalidade, objetivos e entregas. Parâmetros estatais (prazos, orçamentos, alcance, âmbito, território, autoridade). Estado de pessoas envolvidas e a forma como a equipe vai trabalhar (freqüência de reuniões, processo de tomada de decisão). Estabelecer pontos de ruptura para rever e verificar o progresso e como o progresso e os resultados serão medidos. Separadamente, o acrônimo BOSCARDET fornece uma estrutura de exemplo útil para títulos / seções de Termos de Referência: Antecedentes, Objetivos, Escopo, Restrições, Premissas, Relatórios, Dependências, Estimativas, Prazos. Esta estrutura não contém um cabeçalho específico para custos / orçamentos - estas considerações podem ser incluídas dentro de restrições ou estimativas. Como os projetos (e outras atividades que exigem termos de referência) variam consideravelmente, não há uma estrutura universal padrão para um documento de Termos de Referência. A responsabilidade cabe ao gerente de projeto ou ao líder assegurar que todas as questões relevantes e necessárias sejam incluídas, e esta interpretação local tende a implicar os cabeçalhos de TOR ea estrutura do documento. Brainstorming pode ser um processo útil pelo qual todos os critérios de referência relevantes podem ser identificados e estruturados. As organizações podem ter estruturas TOR padrão, como o exemplo BOSCARDET, que é sensato usar quando aplicável, atento aos riscos de omissão ou complicação excessiva que podem surgir quando seguindo a prática padrão. Consulte também Termos de referência na seção do dicionário de negócios. 2 - planejar o projeto Planejar as várias etapas e atividades do projeto. Sempre que possível (e certamente quando necessário) envolver sua equipe no planejamento. Uma dica útil é trabalhar para trás a partir do objectivo final, identificando todas as coisas que precisam ser colocadas no lugar e feito, em ordem inversa. Além disso, a partir dos primórdios do projeto, use brainstorming (observando idéias e pontos aleatoriamente - tipicamente com uma equipe de projeto), para ajudar a reunir pontos e questões e explorar inovações e idéias. Diagramas de espinha de peixe também são úteis para brainstorming e identificar fatores causais que poderiam ser esquecidos. Para projetos complexos, ou quando você não tem experiência das questões, envolver outras pessoas no processo de brainstorming. Posteriormente, trata-se de colocar as questões na ordem correta e estabelecer relações e vínculos entre cada questão. Projetos complexos terão um número de atividades correndo em paralelo. Algumas partes do projeto precisarão de outras partes do projeto para serem concluídas antes que elas possam começar ou progredir. Tais partes interdependentes de um projeto precisam ser cuidadosamente consideradas e planejadas. Alguns projectos exigirão uma fase de viabilidade antes da conclusão de um plano detalhado. Gráficos de Gantt e Análise de Caminho Crítico Os fluxogramas são duas ferramentas comumente utilizadas para o planejamento detalhado do gerenciamento de projetos, permitindo agendamento, cálculo de custos e orçamentação e outras finanças e gerenciamento de projetos e relatórios. Veja também o patrocínio do projeto para entender como o patrocínio do projeto pode ser integrado com as responsabilidades do planejador para o gerente do projeto. Os prazos e os custos do projeto A maioria dos projetos chega tarde - é exatamente assim - então não planeje um prazo que seja excessivamente ambicioso. Idealmente plano para alguns derrapagem. Se você recebeu um prazo fixo, planeje atendê-lo mais cedo e volte a trabalhar nessa data anterior. Construir algum deslizamento ou margem de manobra em cada fase do projeto. Err do lado de cuidado onde você pode. Projetos que deslizam para trás e são entregues tarde, ou que executar sobre o orçamento ou não cumprir outras exigências financeiras muitas vezes causam problemas significativos. Muitos planejadores são colocados sob pressão para entregar projetos mais cedo e mais custo-efetivamente do que é realista. Ambição e visando alto são boas atitudes, mas o planejamento sem a devida prudência e responsabilidade é estúpido. Investidores e executivos raramente questionam um plano ambicioso, mas rapidamente tomarão decisões muito cruéis quando qualquer projeto excessivamente ambicioso começar a falhar. Exercitar um pouco de realismo no início de um projeto sobre finanças e prazos pode salvar uma enorme quantidade de problemas mais tarde. A equipe do projeto Outra parte importante da fase de planejamento é escolher sua equipe. Tome muito cuidado, especialmente se você tiver membros da equipe imposto sobre você pelo brief do projeto. Selecionar e ganhar o compromisso dos melhores membros da equipe - seja diretamente empregado, freelance, contratantes, fornecedores, consultores ou outros parceiros - é crucial para a qualidade do projeto ea facilidade com que você é capaz de gerenciá-lo. Geralmente tente estabelecer sua equipe o mais rápido possível. Identificar ou nomear uma ou duas pessoas, mesmo durante os termos de referência fase é possível, por vezes. A nomeação da equipe precoce maximiza sua propriedade e buy-in para o projeto, e maximiza o que eles podem contribuir. Mas tenha muito cuidado em nomear pessoas antes de ter certeza de quão boas elas são, e não até que elas tenham se comprometido com o projeto em termos que sejam claramente entendidos e aceitáveis. Não imagine que as equipes precisam estar cheias de membros da equipe de projeto pagos e oficiais. Alguns dos membros mais valiosos da equipe são assessores informais, mentores, ajudantes, que não querem nada além de estar envolvido e algumas palavras de agradecimento. Gestão de projetos em um orçamento apertado pode ser um negócio solitário - obter alguma ajuda de pessoas boas que você pode confiar, independentemente do orçamento. Para planejar e gerenciar grandes projetos complexos com várias atividades paralelas e dependentes, você precisará criar uma Análise de Caminho Crítico e uma planilha em MS Excel ou equivalente. A Análise de caminho crítico mostrará a ordem em que as tarefas devem ser executadas ea importância relativa das tarefas. Algumas tarefas podem parecer pequenas e insignificantes quando elas podem realmente ser extremamente influentes, permitindo atividades muito maiores para prosseguir ou dar melhores resultados. Um gráfico de Gantt é uma forma útil de mostrar blocos de atividades ao longo do tempo ea um custo determinado e para gerenciar o projeto e seus custos ao longo do caminho. Vários softwares de gerenciamento de projetos estão disponíveis, muitos dos quais são úteis, mas antes de tentar, você deve entender e se concentrar no desenvolvimento das habilidades de gerenciamento de projeto puro, que são descritos neste processo. O melhor software do mundo não vai ajudá-lo se você não pode fazer as coisas básicas. Consulte também o patrocínio do projeto para uma explicação detalhada de como o papel do patrocinador do projeto pode estar envolvido com a equipe do projeto. Ferramentas de gerenciamento de projetos Aqui estão exemplos e explicações de quatro ferramentas comumente usadas no planejamento de projetos e gerenciamento de projetos, a saber: Brainstorming, Diagramas de Fishbone, Diagramas de Fluxo de Análise de Caminho Crítico e Gráficos de Gantt. Além disso, consulte separadamente a modelagem de processos de negócios e o gerenciamento de qualidade. Que contêm ferramentas e métodos relacionados além dos principais modelos de gerenciamento de projetos mostrados abaixo. As ferramentas aqui têm suas forças e propósitos particulares, resumidas como um guia básico na matriz abaixo. Brainstorming Brainstorming é geralmente a primeira etapa criativa crucial do processo de gerenciamento de projetos e planejamento de projeto. Veja o método de brainstorming em detalhes e explicado separadamente, porque muitas outras aplicações úteis fora do gerenciamento de projetos. Ao contrário da maioria das habilidades e métodos de gerenciamento de projetos, as primeiras etapas do processo de brainstorming é idealmente uma técnica de pensamento livre e aleatória. Conseqüentemente pode ser negligenciado ou under-utilizado porque não uma aproximação natural para muitos povos cujas forças principais estão nos sistemas e nos processos. Consequentemente, esta etapa do processo de planejamento do projeto pode se beneficiar de ser facilitada por um membro da equipe capaz de gerenciar tal sessão, especificamente para ajudar pessoas muito organizadas a pensar de forma aleatória e criativa. Diagramas de espinha de peixe Os diagramas de espinha de peixe são usados principalmente na detecção de falhas de gerenciamento de qualidade e na melhoria de processos de negócios, especialmente na fabricação e produção, mas o modelo também é muito útil em planejamento de gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas em geral. Dentro da gestão de projetos, os diagramas de espinha de peixe são úteis para o planejamento precoce, especialmente quando se coleta e organiza fatores, por exemplo durante a sessão de brainstorming. Os diagramas de espinha de peixe são muito bons para identificar fatores ocultos que podem ser significativos para permitir atividades maiores, áreas de recursos ou partes de um processo. Os diagramas de espinha de peixe não são bons para agendar ou mostrar fatores interdependentes de tempo crítico. Diagramas de espinha de peixe também são chamados diagramas de causa e efeito e diagramas de Ishikawa, depois de Kaoru Ishikawa (1915-1989), um professor japonês especializado em gestão de qualidade industrial e engenharia que inventou a técnica na década de 1960. O diagrama de Ishikawa tornou-se conhecido como um diagrama de espinha de peixe, obviamente, porque parece uma espinha de peixe. Um diagrama de espinha de peixe tem uma espinha central correndo da esquerda para a direita, em torno da qual é construído um mapa de fatores que contribuem para o resultado final (ou problema). Para cada projeto, as principais categorias de fatores são identificadas e mostradas como os principais ossos que levam à coluna vertebral. Em cada categoria podem ser desenhados elementos primários ou fatores (mostrados como P no diagrama), e neles podem ser desenhados elementos secundários ou fatores (mostrados como S). Isso é feito para cada categoria, e pode ser estendido para fatores de terceiro ou quarto nível, se necessário. O diagrama acima é muito simples. Normalmente, os diagramas de espinha de peixe têm seis ou mais ossos principais alimentados na coluna vertebral. Outros fatores principais da categoria podem incluir o ambiente, a gerência, os sistemas, o treinamento, o Legal, etc. As categorias usadas em um diagrama do fishbone devem ser o que quer que faz o sentido para o projeto. Vários conjuntos de categorias padrão existem para diferentes aplicações industriais, no entanto, é importante que a estrutura escolhida seja adequada para a sua própria situação, em vez de tomar um conjunto padrão de títulos de categoria e esperando que ele se encaixa. Em um nível simples, o diagrama de espinha de peixe é um modelo e uma ferramenta de planejamento muito eficazes - especialmente para mapear toda uma operação. Quando um diagrama de espinha de peixe é usado para o planejamento do projeto, é claro que o Efeito é mostrado como um objetivo ou resultado ou resultado, não um problema. O termo do problema é usado no diagnóstico de falhas e na resolução de problemas de gerenciamento de qualidade. Alguns diagramas de espinha de peixe podem tornar-se muito complexos, o que é comum em áreas de gestão de qualidade especializadas, especialmente onde os sistemas são computadorizados. Este modelo eo diagrama de análise de caminho crítico são semelhantes aos diagramas ainda mais complexos usados na modelagem de processos de negócios em áreas de planejamento de negócios e melhoria de processos de negócios. Análise de caminho crítica do projeto (diagrama de fluxo ou gráfico) A análise de caminho crítico soa muito complicada, mas é um método muito lógico e eficaz para planejar e gerenciar projetos complexos. Uma análise de caminho crítico normalmente é mostrada como um fluxograma, cujo formato é linear (organizado em uma linha) e, especificamente, uma linha de tempo. A Análise de Caminho Crítico também é chamada de Método de Caminho Crítico - é a mesma coisa - e os termos são geralmente abreviados, para CPA e CPM. Uma ferramenta comumente usada na Análise de Caminho Crítico é o PERT (Programa / Programa / Avaliação do Projeto e Técnica de Revisão), que é um método especializado para identificar atividades e eventos relacionados e interdependentes, especialmente onde um projeto grande pode conter centenas ou milhares de elementos conectados. PERT não é normalmente relevante em projetos simples, mas qualquer projeto de tamanho e complexidade consideráveis, particularmente quando os tempos e as questões de interdependência são cruciais, podem se beneficiar da análise detalhada permitida pelos métodos PERT. A análise PERT geralmente se alimenta da Análise do Caminho Crítico e de outros sistemas mais amplos de gerenciamento de projetos, como os mencionados aqui. Os diagramas de fluxo da Análise do Caminho Crítico são muito bons para mostrar fatores interdependentes cujos cronogramas se sobrepõem ou coincidem. Eles também permitem que um plano seja agendado de acordo com uma escala de tempo. Os fluxogramas de análise de trajetória crítica também permitem o cálculo de custos e o orçamento, embora não tão facilmente quanto os gráficos de Gantt (abaixo), e também ajudam os planejadores a identificar elementos causais, embora não tão facilmente quanto os diagramas de espinha de peixe. Isto é como criar uma Análise de Caminho Crítico. Como exemplo, o projeto é simples - fazer um pequeno-almoço frito. Primeiro, anote todas as questões (recursos e atividades em uma ordem grosseira), novamente por exemplo: Montar louça e utensílios, montar ingredientes, preparar equipamentos, fazer torradas, fritar salsichas e ovos, grelhar bacon e tomates, servir. Note que algumas dessas atividades devem acontecer em paralelo - e crucialmente são interdependentes. Ou seja, se você tentou fazer um pequeno-almoço frito fazendo uma tarefa de cada vez, e um após o outro, as coisas iriam dar errado. Certas tarefas devem ser iniciadas antes das outras, e certas tarefas devem ser completadas para que outros possam começar. As placas precisam de aquecimento enquanto outras actividades estão a decorrer. O brinde precisa ser torrada enquanto as salsichas são frying, e ao mesmo tempo o bacon e salsichas estão sob a grelha. Os ovos precisam ser frito passado. Uma Análise de Caminho Crítico é uma representação diagramática do que precisa ser feito e quando. Escalas de tempo e custos podem ser aplicados a cada atividade e recurso. Aqui está a Análise de Caminho Crítico para fazer um pequeno-almoço frito: Este exemplo de Análise de Caminho Crítico abaixo mostra apenas algumas atividades ao longo de alguns minutos. Projetos comerciais normais veriam a análise se estender várias vezes mais do que este exemplo, ea linha de tempo seria baseada em semanas ou meses. É possível usar o MS Excel ou uma planilha similar para criar uma Análise de Caminho Crítico, que permite que os totais financeiros e os totais de tempo sejam planejados e rastreados. Vários softwares de gerenciamento de projetos especializados permitem a mesma coisa. Cuidado com o passar de semanas sobre as complexidades da modelagem de computador, quando nos estágios iniciais especialmente, um diagrama cuidadosamente desenhado mão - que não requer nenhum treinamento de computador em tudo - pode colocar 90 do pensamento e estrutura no lugar. (Veja os detalhes sobre a mais incrível ferramenta de planejamento e comunicação já inventada e disponível por apenas uma pequena fração do preço de todas as alternativas.) Análise do caminho crítico do projeto diagrama de fluxo diagramas de exemplo de Gantt Gráficos de Gantt Ferramentas de gerenciamento de projetos extremamente úteis. O gráfico de Gantt é nomeado após o engenheiro e consultor americano Henry Gantt (1861-1919) que inventou a técnica nos 1910s. Os gráficos de Gantt são excelentes modelos para agendar e orçamentar e para relatar e apresentar e comunicar planos de projetos e progredir facilmente e rapidamente, mas como regra os Gráficos de Gantt não são tão bons quanto um Diagrama de Fluxo de Análise de Caminho Crítico para identificar e mostrar fatores interdependentes, Ou para mapear um plano de e / ou em todos os seus elementos causais ou contribuintes detalhados. Você pode construir um gráfico de Gantt usando MSExcel ou uma planilha similar. Cada atividade tem uma linha separada. Criar uma linha de tempo para a duração do projeto (o exemplo de café da manhã mostra minutos, mas normalmente você usaria semanas, ou para grandes projetos de longo prazo, meses). Você pode codificar em cores os blocos de tempo para denotar o tipo de atividade (por exemplo, intenso, observando breve, gerenciado diretamente, delegado e esquerdo para executar, etc.) Você pode agendar revisão e inserir pontos de interrupção. No final de cada linha, você pode mostrar quantas colunas de custo para as atividades que você precisa. O exemplo de café da manhã mostra apenas o custo de capital dos itens consumíveis e um custo de receita para mão-de-obra e combustível. Um gráfico de Gantt como este pode ser usado para acompanhar o progresso de cada atividade e como os custos estão sendo executados. Você pode mover os blocos de tempo em torno de relatório sobre real versus planejado, e para re-agendar, e criar novas atualizações de plano. As colunas de custos podem mostrar planos e valores reais e variações e calcular os totais, médias, proporções, etc. que você precisa. Os Gráficos de Gantt são provavelmente os mais flexíveis e úteis de todas as ferramentas de gerenciamento de projetos, mas lembrem-se de que não mostram com muita facilidade ou obviamente a importância e interdependência de atividades paralelas relacionadas e não mostrarão, obviamente, a necessidade de completar uma tarefa antes de outra Pode começar, como uma Análise de Caminho Crítico fará, então você pode precisar de ambas as ferramentas, especialmente na fase de planejamento, e quase certamente para grandes projetos complexos. As ferramentas de planejamento do projeto naturalmente se tornam usadas também para relatórios subseqüentes de projetos, apresentações, etc. e você tornará a vida mais fácil para todos se você usar formatos que as pessoas reconheçam e encontrem familiares. Existe agora uma vasta gama de sistemas / software informatizados para a gestão e o planeamento do projecto e continuam a ser desenvolvidos novos métodos. É uma área de alta inovação, com muito espaço para melhorias e desenvolvimento. Congratulo-me com sugestões de sistemas particularmente bons, especialmente se barato ou gratuito. Muitas organizações desenvolvem ou especificam ferramentas computadorizadas específicas, por isso é uma boa idéia procurar conselhos relevantes locais e exemplos de melhores práticas antes de decidir o melhor sistema de gerenciamento de projeto computadorizado para sua própria situação. Sou grato a I Kerr que escreveu (out 2013):. Eu ensino um módulo sobre gerenciamento de projetos como parte de um programa de voluntariado e encontrei a ferramenta gratuita GanttProject (ganttproject. biz/) para ser muito eficaz e amigável. De fato GanttProject parece ser excelente software livre. Eu não testá-lo totalmente assim que apreciaria relatórios adicionais sobre ele. Planejamento financeiro do projeto e relatórios Para projetos envolvendo mais do que dinheiro pequeno você provavelmente precisará de uma planilha para planejar e relatar despesas planejadas e reais. Use o MSExcel ou similar. Contabilidade financeira para pequenos projetos às vezes pode ser gerenciado usando o Gantt Chart do projeto. Projetos grandes são susceptíveis de exigir algum tipo de requerem sistema de contabilidade dedicada, embora concebivelmente Gantt Charts e contas de gestão financeira pode ser facilmente administrado dentro de um sistema de planilha dado conhecimentos suficientes. Se você não sabe como montar um plano financeiro básico, obter alguma ajuda de alguém que faz, e certifique-se de trazer uma boa amigável, pessoa financeira flexível em sua equipe - é uma função-chave do gerenciamento de projetos e se você puder T gerenciar os processos financeiros de sua auto você precisa ser capaz de confiar completamente em quem faz isso por você. A planilha deve permitir que você planeje, administre e relate as finanças detalhadas de seu projeto. Crie uma linha de custo para a atividade de despesa principal e divida-a em elementos individuais. Crie um sistema para alocar faturas de entrada para as atividades corretas (suas pessoas compradas não sabem a menos que você diga), e mostrando quando os custos atingiram a conta do projeto. Estabelecer condições claras de pagamento com todos os fornecedores e cumpri-los. Projetos desenvolvem problemas quando os membros da equipe ficam satisfeitos Descontente, não, ou atraso de pagamento é a principal causa de insatisfação. Lembre-se de definir algum orçamento de lado para contingências - você quase certamente vai precisar dele. Veja também o patrocínio do projeto. Para detalhes de como esse papel pode estar envolvido com aspectos de planejamento de projeto e relatórios. Planejamento de contingência do projeto Planejar e antecipar o imprevisto, ou a possibilidade de que as coisas não vão como esperado, é chamado de planejamento de contingência. O planejamento de contingência é vital em qualquer tarefa quando resultados e resultados não podem ser absolutamente garantidos. Muitas vezes um orçamento de contingência precisa ser planejado, pois geralmente há custos associados. O planejamento de contingência é sobre a preparação de ações de recuo e assegurar que a margem de manobra para tempo, atividade e recursos exista para corrigir ou substituir planos de primeira escolha. Um simples plano de contingência para o pequeno-almoço frito seria planejar a possibilidade de quebrar a gema de um ovo, caso em que recursos sobressalentes (ovos) devem ser orçamentados e disponíveis se necessário. Outro pode ser preparar alguns hash-browns e cogumelos no evento que qualquer um dos comensais são vegetarianos. Pode ser difícil antecipar com precisão que contingência planejar em projetos complexos de longo prazo, caso em que apenas um orçamento de contingência é fornecido, para ser alocado mais tarde quando e se necessário. 3 - comunicar o plano do projeto à sua equipe Isso serve para dois propósitos: informa às pessoas o que está acontecendo, e obtém apoio essencial, acordo e compromisso. Se seu projeto é complexo e envolve uma equipe, então você deve envolver a equipe no processo de planejamento para maximizar o buy-in, a propriedade e, portanto, a prestação de contas. O seu projecto também irá beneficiar da entrada e consulta de pessoas relevantes numa fase inicial. Considere também a melhor forma de comunicar os objetivos e a abordagem de seu projeto a outros em sua organização e em uma rede mais ampla. Sua equipe de projeto pode se estender mais amplamente do que você pode imaginar. Considere todas as possíveis partes interessadas - aqueles que têm interesse em seu projeto e as áreas que ela toca e precisa atrair apoio ou tolerância. Envolvimento e comunicação são vitais para a cooperação e apoio. Falhar em comunicar às pessoas (que não têm grande contribuição, mas cuja cooperação é crucial) é uma razão comum para despertar suspeitas e objeções, defensiva ou resistência. Veja também o patrocínio do projeto. Para mais pormenores sobre a forma como esse papel pode envolver a comunicação com o ambiente mais amplo e as partes interessadas. 4 - concordar e delegar ações do projeto Seu plano terá identificado os responsáveis por cada atividade. As atividades precisam ser muito claramente descritas, incluindo todos os parâmetros relevantes, prazos, custos e entregas. Use o acrônimo SMART para ajudá-lo a delegar tarefas corretamente. Consulte as dicas e processos de delegação. Usar métodos de delegação adequados é vital para o gerenciamento de projetos bem sucedido envolvendo equipes. Quando as tarefas delegadas falham, isso geralmente ocorre porque elas não foram explicadas claramente, concordaram com a outra pessoa ou foram suportadas e verificadas enquanto estavam em andamento. Portanto, publique o plano completo para todos na equipe e considere cuidadosamente como delegar tarefas de médio a longo prazo à luz dos recursos de planejamento avançado dos membros da equipe. Projetos complexos de longo prazo precisam ser planejados com mais detalhes, e um grande cuidado deve ser tomado na delegação e apoio deles. Somente delegar tarefas que passam o teste SMART. Outros materiais úteis para ajudar a entender a delegação da equipe são o Tannenbaum eo Schmidt Continuum. E grupo de Tuckman que forma / que executa o modelo. O modelo Johari Window é também um excelente quadro de revisão para verificar rapidamente ou lembrar sobre a conscientização mútua entre os membros da equipe em grandes projetos complexos, onde há freqüentemente o risco de fragmentação do projeto e as pessoas fazendo o seu próprio bem em isolamento bem-aventurado - Melhores projetos planejados. 5 - gerenciar, motivar, informar, encorajar, capacitar a equipe do projeto Gerenciar a equipe e as atividades nas reuniões. Comunicar, apoiar e ajudar com as decisões (mas não torná-las para as pessoas que podem fazê-las para si). Louvor em voz alta culpa suavemente. (Uma máxima maravilhosa atribuída a Catarina, a Grande). Um dos grandes desafios para um gerente de projeto é decidir quanto de liberdade para dar para cada atividade delegada. Parâmetros apertados e muita verificação são necessários para pessoas inexperientes que gostam de instruções claras, mas essa abordagem é o beijo da morte para pessoas experientes, empreendedoras e criativas. Eles precisam de um prazo mais amplo, mais liberdade e menos checagem. Gerencie essas pessoas pelos resultados que eles obtêm - não como eles obtê-los. Procure diferenças em personalidade e estilos de trabalho em sua equipe. Misunderstanding estilos pessoais podem ficar no caminho da cooperação da equipe. Seu papel aqui é ativar e traduzir. Reuniões cara a cara, quando você pode reunir os membros da equipe, geralmente são a melhor maneira de evitar problemas e relacionamentos tornando-se personalizado e emocional. Comunicar progressos e sucessos regularmente a todos. Dê às pessoas em sua equipe os aplausos, particularmente quando alguém alto expressa satisfação - nunca, nunca aceita aplausos você mesmo. Conversely - you must take the blame for anything that goes wrong - never dump (your problems or stresses) on anyone in your team. As project manager any problem is always ultimately down to you anyway. Use empathy and conflict handling techniques. and look out for signs of stress and manage it accordingly. A happy positive team with a basic plan will outperform a miserable team with a brilliant plan, every time. 6 - check, measure, and review project performance adjust project plans inform project team and others Check the progress of activities against the plan. Review performance regularly and at the stipulated review points, and confirm the validity and relevance of the remainder of the plan. Adjust the plan if necessary in light of performance, changing circumstances, and new information, but remain on track and within the original terms of reference. Be sure to use transparent, pre-agreed measurements when judging performance. (Which shows how essential it is to have these measures in place and clearly agreed before the task begins.) Identify, agree and delegate new actions as appropriate. Inform team members and those in authority about developments, clearly, concisely and in writing. Plan team review meetings. Stick to the monitoring systems you established. Probe the apparent situations to get at the real facts and figures. Analyse causes and learn from mistakes. Identify reliable advisors and experts in the team and use them. Keep talking to people, and make yourself available to all. See also project sponsorship. to appreciate the higher-level responsibilities for monitoring and reporting of a project s progress, status, implications, etc. 7 - complete project review and report on project give praise and thanks to the project team At the end of your successful project hold a review with the team. Ensure you understand what happened and why. Reflect on any failures and mistakes positively, objectively, and without allocating personal blame. Reflect on successes gratefully and realistically. Write a review report, and make observations and recommendations about follow up issues and priorities - there will be plenty. Where a project sponsor is involved it is reasonable for this role to be responsible for top-level reporting/review, and where applicable recognizing and rewarding the successful project manager and team too. 8 - follow up - train, support, measure and report project results and benefits Traditionally this stage would be considered part of the project completion, but increasingly an emphasised additional stage of project follow-up is appropriate. This is particularly so in very political environments, and/or where projects benefits have relatively low visibility and meaning to stakeholders (staff, customers, investors, etc), especially if the project also has very high costs, as ICT projects tend to do. ICT (information and communications technology) projects often are like this - low visibility of benefits but very high costs, and also very high stress and risk levels too. Project management almost always involves change management too, within which it s very important to consider the effects of the project on people who have to adapt to the change. There is often a training or education need. There will almost certainly be an explanation need, in which for example methods like team briefing have prove very useful. Whatever, when you are focused on project management it is easy to forget or ignore that many people are affected in some way by the results of the project. Change is difficult, even when it is good and for right reasons. Remembering this during and at the end of your project will help you achieve a project that is well received, as well as successful purely in project management terms. And again, see the relevance and typical responsibilities of project sponsorship within the overall successful conception, management and delivery of a project. Someone once said Don t you love it when a plan comes together As project manager, to be at the end of a project and to report that the project plan has been fully met, on time and on budget, is a significant achievement, whatever the project size and complexity. The mix of skills required are such that good project managers can manage anything. amusing project management analogies To the optimist, the glass is half full. To the pessimist, the glass is half empty. To the project manager, the glass is twice as big as it needs to be. A clergyman, a doctor and a project manager were playing golf together one day and were waiting for a particularly slow group ahead. The project manager exclaimed, What s with these people We ve been waiting over half and hour It s a complete disgrace. The doctor agreed, They re hopeless, I ve never seen such a rabble on a golf course. The clergyman spotted the approaching greenkeeper and asked him what was going on, What s happening with that group ahead of us They re surely too slow and useless to be playing, aren t they The greenkeeper replied, Oh, yes, that s a group of blind fire-fighters. They lost their sight saving our clubhouse from a fire last year, so we always let them play for free anytime. The three golfers fell silent for a moment. The clergyman said, Oh dear, that s so sad. I shall say some special prayers for them tonight. The doctor added, rather meekly, That s a good thought. I ll get in touch with an ophthalmic surgeon friend of mine to see if there s anything that can be done for them. After pondering the situation for a few seconds, the project manager turned to the greenkeeper and asked, Why can t they play at night And this (thanks G Bee). A project manager was out walking in the countryside one day when a frog called out to him. He bent down, picked up the frog and put it in his pocket. The frog called out again, saying, If you kiss me I shall turn me back into a beautiful princess, and I ll stay with you for a week as your mistress. The project manager took the frog out of his pocket, smiled at it, and put it back into his pocket. The frog called out once more, If you kiss me and turn me back into a princess, I ll stay with you for as long as you wish and do absolutely anything that you want. Again the Project manager took the frog out of his pocket, smiled at it and put it back. Finally, the frog demanded, What s the matter You can turn me back into a beautiful princess, and I ll stay with you for ever and do anything you want. Why won t you kiss me to which the project manager replied, Understand, I m a project manager. I simply don t have time for a girlfriend, but a talking frog. that s cool. see also (With thanks to Ron Rosenhead of The Project Agency for these four project management materials) authorship/referencing The materials linked from this page that are contributed by The Project Agency are Ron Rosenhead. alan chapman 1995-2014 English / Languages What is Learn 4 Good s purpose Over 25 million visitors a year use our Learn4Good website to search for detailed information on a broad range of interests including local U. S. education providers, international education, study abroad programs for college high school students, summer camps, U. S. jobs, overseas employment opportunities, career travel resources, visa requirements, interactive online games entertainment, and more. We currently list schools and colleges in categories which include Art Schools, MBA / Business Schools, Boarding Schools, Colleges Career Training, IT / Computer Training, Distance Learning/ Online Education, Homeschools, International Schools, ESL English Schools, Language Schools - Spanish, French Chinese Immersion, Medical Schools / Nursing Colleges, Private Schools, Sports Swim Schools, Summer Camps, Technical Colleges, TESOL / TEFL Courses, Universities / Grad Schools in CA, NY, NJ, TX, FL, IL, PA, OH, GA, MI, NC, VA, WA, MA, AZ, CO, IN, MD, MO, TN, WI. and abroad in Canada, the UK, Europe, Asia, Australia. Right now, Learn4Good users are searching for Spanish classes in NYC, English schools in USA, colleges in San Francisco Bay Area, boarding schools in California, private schools in London UK, art design schools in Italy, online universities, U. 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O que é mais Houve casos ao longo da história, onde as pessoas foram bem sucedidas apenas quando eles fizeram o que eles amavam fazer, não apenas como um hobby, mas como uma profissão também. Para muitas pessoas, a moagem diária de 9-5 não é tão agradável e eles mais As pessoas já não estão colocando suas canetas para o papel. Em vez disso, eles começaram a enviar mensagens de texto e seus textos não cumprem com ortografia ou uso padrão. Agora estamos passando por uma era não só de escritório sem papel e sem pen, mas também mais muitos diabéticos tipo 2 que estão tentando perder peso pular comer café da manhã pensando que esta é a melhor maneira de cortar sua ingestão de calorias. A chave para a perda de peso bem sucedida é o número total de calorias que você toma em cada dia. Ignorando o café da manhã mais Em primeiro lugar, posso sugerir que você tente entender que milênios não têm conceito do que sabemos como ética de trabalho grande. A ética de trabalho e muito mais Os tiroteios fatais de policiais no Texas na semana passada são outra indicação trágica da animosidade entre a aplicação da lei e parte do setor público em grandes cidades em todo os Estados Unidos. Embora sempre houve alguns mais Aromaterapia e os benefícios dos óleos essenciais são bastante novos e, em alguns casos, não altamente divulgado. Understanding the benefits can result in a healthier and happier way of living. Mais O novo aplicativo sensacional, Pokemon Go, redefiniu nossas comunidades como estranhos juntar forças para rastrear e capturar monstros imaginários Pokemon só resolveu a lacuna entre a falta de atividade associada a dispositivos digitais em novos mais Muitos treinadores de estilo bem-sucedido tendem a compartilhar o Mesmos hábitos úteis. Aqui, vamos dar uma olhada em apenas 5 exemplos. Mais Há coisas diferentes que você precisa saber sobre sua nova moto. You want to know how fast it can go when you are on a highway but of course, you still need to follow the rules in the area so that you will not have any issues. more Author Spotlight Liza Janda, has valuable experience as a Certified Fitness Instructor for 27 years, Bradley Method Certified Childbirth Educator for 16 years, and. more Charles Edwards resides on the West Coast, prefers the Caribbean, especially the islands of St Lucia and Grand Turk. He writes about weddings. more I live in Auckland on the North Island of New Zealand and am a self employed business and life coach. I also have a keen interest in landscape. more Drake Kerrigan is a freelance writer and photographer who lives in Lawton, Oklahoma with his wife, three children and two dogs. When not juggling a. more Frank grew up in the old Motor City before robots and computers pushed out the skilled workers that designed and built cars. Fortunate enough not. more As an excellent sportsman I never bothered with my health until about 15 years ago when I started getting various niggling health problems. After. Mais O nível de diamante de associação representa o EzineArticles Expert e é o mais alto nível de autoria que pode ser obtido em EzineArticles. Diamond Level Membership é a nossa maneira de garantir que os Autores Peritos ideais se destaquem. Representa um autor que: Escreve somente trabalhos originais Escreve o índice grande, alto-entalhe Atende aos requisitos de qualidade os mais absolutos Apresenta artigos em um formato easy-to-read Doesn t gera queixas do usuário Submits artigos regularmente É um perito genuíno nos tópicos ele ou Ela escreve sobre Tem carregado sua foto autor É impulsionado pela singularidade de seus artigos Tem links altamente relevantes na caixa de recursos Para descobrir mais sobre Diamond nível de adesão, e todos os outros níveis de adesão em EzineArticles, clique aqui. 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